Számos hazai városhoz és kistérséghez hasonlóan 2005. szeptember 1-jével, intenzív és körültekintő előkészítő munkát követően Hódmezővásárhely Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala is elindította e-önkormányzati, azaz elektronikus önkormányzati rendszer kialakítási projektét.

Hódmezővásárhely önkormányzata a Gazdasági és Közlekedési Minisztérium által meghirdetett GVOP 4.3.1 jelű pályázatra benyújtott sikeres pályázatával tudta előteremteni az e-önkormányzati projekt megvalósításához szükséges forrásokat.

Az e-önkormányzati rendszerek kifejlesztésére és bevezetésére az önkormányzat a sikeres pályázatot és a rendszerekkel szemben támasztott részletes önkormányzati követelmények összegyűjtését követően közbeszerzési eljárást bonyolított le, amelyet az Albacomp Számítástechnikai Zrt. nyert meg, mint fővállalkozó.

A projekt megvalósításának időtartama az ütemezés szerint 3 év volt. Az e-ügyintézési rendszer 2007. február 28. óta érhető el teljes funkcionalitással a városi portálon keresztül (www.hodmezovasarhely. hu).

Önkormányzati szinten Hódmezővásárhely az első város, ahol az e-ügyintézés szolgáltatásai ilyen mértékben elérhetővé váltak. Ezt megelőzően, csak az APEH és a BM okmányirodai rendszere biztosított teljes kétirányú elektronikus ügyintézést a lakosok számára.

Az Önkormányzat által nyújtott szolgáltatásokat az APEH rendszeréhez hasonlóan, az ügyfélkapu-azonosítóval rendelkező felhasználók teljes funkcionalitással vehetik igénybe, tehát nem kell minden polgárnak digitális aláírással rendelkeznie ahhoz, hogy a szolgáltatásokat igénybe vegyék.

Az e-önkormányzati rendszer kialakításának egyik alapvető célja a hivatali ügyintézési folyamat lerövidítése, illetve optimalizálása volt. A hivatal céljainak meghatározásakor kiemeltnek tekintette szolgáltató jellegének erősítését. Ennek eredményeként került fejlesztésre és bevezetésre az új városi portál, valamint az ügyek elektronikus kezelését támogató e-ügyintézési front-end rendszer. A városi portál – a hagyományos értelemben vett tájékoztatási, információs szerepén túl – lehetőséget biztosít a meghatározott ügyek elektronikus kezelése vonatkozásában. A felhasználók a regisztrációt követően a rendelkezésre álló (letölthető, kitölthető) űrlapok segítségével intézhetik hivatali ügyeiket. A portálról az ügymenet-kezelési rendszer felé az ügyeket az e-ügyintézési front-end rendszer „továbbítja”, illetve ez az a modul, amely az ügyfelek részére az ügyeik státuszáról is tájékoztatást nyújt. Az önkormányzat elsősorban egy olyan, akár példaértékűnek is nevezhető e-ügyintézési rendszert alakított ki, amely a polgárok és a vállalkozások számára egy folyamatosan elérhető, kétirányú elektronikus ügyintézési csatornát biztosít, csökkentve ezzel az ügyfelekre háruló ügyintézési terheket.

Az on-line ügyintézési szolgáltatásokkal közvetlenül támogatjuk az üzleti szféra szervezeteit, lehetővé válik gyorsabb, olcsóbb, kényelmesebb önkormányzati ügyintézés.

Ezen felül a projekt célkitűzései között szerepelt még egy olyan térinformatikai alkalmazás implementálása is, amely mind az ügyfelek, mind az ügyintézők számára elősegíti a közérdekű térinformatikai információk elérését és nyilvántartását. Városunk vállalkozásainak, polgárainak informálása érdekében a városi térinformatikai alkalmazás segítségével a felhasználók térképen jeleníthetik meg a területre vonatkozó információkat, ezzel segítjük döntéseik előkészítését. Valamint a kialakított közműszolgáltatói térkép a hivatal és a közműszolgáltatók számára hasznos, hiszen az egyesített információk segítségével adott ügyeknél mind a döntéshozatal, mind a végrehajtás egyszerűsödik, felgyorsul.

Ezeken kívül egy előjegyzési rendszert valósítottunk meg, amelyet még a mai technológiát szem előtt tartva, smselőjegyzési rendszerrel is bővíteni fogunk. Az e-önkormányzati rendszer kialakításának a hivatal belső működését érintő kiemelt célja a hivatali ügyintézés átláthatóbbá tétele, valamint az ügyintézési folyamat hatékonyságának növelése volt. Ennek tükrében került fejlesztése és bevezetésre a projekt keretében az ügymenet- kezelési rendszer. Az ügymenet-kezelési rendszer lehetővé teszi a hivatalba beérkezett ügyek teljes körű elektronikus kezelését az érkeztetéstől egészen az irattárazásig, kivezetésig. Az ügymenetkezelési rendszert a hivatal minden érintett munkatársa használja. A hivatalba az ügyfelek személyesen, postán, valamint elektronikus módon küldhetik el, illetve adhatják be az ügyhöz kapcsolódó dokumentációt. Az ügymenet-kezelési rendszer az összes csatornán érkező iratot képes elektronikusan kezelni, illetve a munkafolyamatot támogatni. A projekt keretében több mint 60 ügytípussal kapcsolatban nyílik lehetőség a polgárok számára elektronikus ügyintézésre. Az ügymenet-kezelési rendszer lehetővé teszi az elektronikusan kezelendő ügytípusok körének bővítését. A rendszerben lehetőség nyílik az ügyek státuszát folyamatosan nyomon követni, és az ügyintézés útvonalának definiálása révén pedig leegyszerűsödik a hivatali munkavégzés ellenőrzése is.

Az e-ügyintézési rendszer jelenleg az alábbi ügyintézési szolgáltatásokat nyújtja az állampolgárok és a szervezetek részére:

• meghatározott ügyekben, kérelmek, bevallások elektronikus, akár otthonról, vagy munkahelyről történő benyújtását;

• időpont-előjegyzési lehetőséget a legfontosabb önkormányzati ügyekben, az esetleges sorban állás elkerülése érdekében;

• internetről letölthető, elektronikusan kitölthető és kinyomtatható formanyomtatványokat, hogy azok beszerzéséhez ne kelljen felkeresni az ügyfélnek a polgármesteri hivatalt;

• tájékoztatókat az elektronikusan is intézhető ügyekről, hogy a hivatal ügyfelei tisztában legyenek az ügyintézés menetével, jogaikkal és kötelezettségeikkel. ■