A Zala Megyei Közigazgatási Hivatal mindennapi működésében (2004) komoly gondot jelentett egyrészt az, hogy hatalmas mennyiségű információt kellett továbbítani a jegyzők és a helyi önkormányzatok felé, másrészt folyamatosan ki kellett szolgálni az egyes minisztériumok és főhatóságok szinte már-már csillapíthatatlan információ igényét a helyi (önkormányzati) működést illetően. A probléma feloldását célozta a Dokumentumtár kifejlesztése.

A Dokumentumtár és az Ügyfélkapu működési elvét, technológiai megoldását illetően azonos célokat, jórészt azonos eszközökkel szolgál, azonban két markáns különbség mindenképpen említésre érdemes:
• Az Ügyfélkapu alapvetően egyedi (hatósági) ügyek, míg a Dokumentumtár nem egyedi ügyekben keletkezett és nem természetes, hanem jogi személyeknek szóló – akik értelemszerűen a hivatal speciális ügyfelei – iratok kezelésére, tárolására, „továbbítására” szolgál.
• A Dokumentumtár rendszer adatgyűjtő modulja az államigazgatási hivatal ügyintézői számára lehetővé teszi azt, hogy nagy mennyiségű adatot gyorsan, pontosan és azonnal feldolgozható-értelmezhető formában gyűjtsön be a jegyzőktől.
Dokumentumok továbbítása
Az internetes dokumentumkezelő rendszer elsődleges célja a költség- és időhatékony kommunikáció megvalósítása volt, melynek a több mint öt éves eddigi üzemelés alatt eleget is tett és napjainkban is jelentősen hozzájárul a hatékony és gyors információcseréhez, adatgyűjtésekhez a mostanra már „működési területként” definiált Zala megyét illetően.
Dokumentumok publikálására a Kirendeltség minden szervezeti egységének van jogosultsága, a jogosultságok kiosztása és a rendszeradminisztrációs feladatok a hivatalvezető munkáját mindenkor közvetlenül segítő szervezeti egység jelenleg – a tikárság – feladata. A publikáláskor lehetőség van arra, hogy különböző jegyzői csoportoknak küldjünk anyagokat. A csoportok a Kirendeltség által definiáltak például városi jegyzők, körjegyzők, stb. Természetesen lehetőség van teljesen egyedi címzésre és alkalmi csoportok képzésére is.
Jelenleg a 98 jegyzőn túl, további mintegy 100 egyéb felhasználó – elsősorban a szociális és gyámügyi igazgatásban érintett hivatalok, intézmények – tartoznak a regisztrált felhasználók körébe, valamint „kvázi” felhasználó illetőleg címzett a megye valamennyi (256) önkormányzata is.
A jegyzők és a többi felhasználó, tehát a fogadó oldal informatikai felkészítésére nem volt szükség, hiszen a rendszer használatához csupán egy böngészőprogram szükséges, a belépést követően használata nagyon egyszerű, azaz a jegyzőknek csak le kell tölteniük a publikált dokumentumokat, táblázatokat. A rendszerben regisztrált felhasználók természetesen nyilatkoztak arról, hogy elfogadják a papír alapú kommunikáció helyett a hatékonyabb elektronikus továbbítást.
Adatgyűjtés
A fentieken túl jelentős számú adatszolgáltatást bonyolítottunk le, melynek nemcsak a posta, nyomtatás és papírköltségét, hanem összesítésének és ellenőrzésének költségeit is sikerült megtakarítani a Dokumentumtár segítségével.
A rendszer adatgyűjtő modulja figyelmet érdemlő. A Kirendeltség ügyintézőinek döntésétől függően hivatali, illetőleg települési szintű adatgyűjtések is indíthatóak. Előbbi esetben a jegyző egy adatgyűjtő ívet kap és tölt ki, míg a települési szintű felmérés esetében a körjegyző valamennyi „hozzá tartozó” település tekintetében megkapja az adatgyűjtő ívet.
Eddigi céljainkat a rendszerben definiálható kérdéstípusokkal gond nélkül meg tudtuk oldani, az adatszolgáltató a következő válaszokat tudja a rendszerben rögzíteni: szöveg (folyamatos, terjedelmi korlátok nélkül), szám, dátum, eldöntendő (igen-nem), előre definiált válasz, előre definiált többválasztós válasz.
Az alkalmazás első változata az összesíthető válaszok összesítését is elvégezte, illetőleg Excel export áll az adminisztrátori jogosultsággal rendelkező felhasználó rendelkezésére az adatok további feldolgozásához. Érdemes megjegyezni azt is, hogy a Dokumentumtár igény estén képes – akár kistérségi szintű bontásban is – az adatok azonnali, egyszerű grafikus formában történő ábrázolására, amely a közvetlen elemzést nagyban megkönnyíti az adatgyűjtés generálója számára.
Eredmények
A hatékony kommunikációs rendszer kifejlesztése és üzemeltetése nem lett volna elég ahhoz, hogy céljait elérje a Kirendeltség, szükség volt arra is, hogy a vezetés informatikai alapokon nyugvó megoldások mellett kötelezze el magát. Hatékonyan meg kellett továbbá szervezni a dokumentumok feltöltésének rendjét – pl. a kiadmányozási jogkör gyakorlójának jóváhagyása -, és nem utolsó sorban a fogadó oldal munkáját, a jegyzők tevékenységét, a Dokumentumtár rendszer elfogadtatását.
Az alkalmazás segítségével a jegyzők tájékoztatására fordított idő- és élőmunka felhasználás a töredékére esett vissza, a költségek tekintetében, pedig jelentős megtakarításokat sikerült elérni. A Kirendeltség által használt Dokumentumtár rendszer a kezdetek óta túllépte a 200.000 letöltést, azaz a felhasználók ennyi anyagot kaptak meg azon keresztül.
A gyorsaságról és hatékonyságról csupán elég annyit megemlíteni, hogy a munkanap kezdetén a valamennyi jegyzőnek szóló dokumentumokat a munkanap végére jellemzően 95 %-ban letöltik a címzettek. A letöltésekről az adminisztrátorok különböző rendezettségű táblázatokban kapnak információt, amelyben még a letöltés másodpercre pontos ideje is szerepel. Külön eredménytáblában tekinthetőek meg a dokumentumot le nem töltő címzettek és elérhetőségi adataik. Sürgős esetben így telefonon, faxon stb. azonnal értesíthető a mulasztó.
Megjegyzem, ismerünk „notórius mulasztót” is, aki sajátos munkamódszereihez igazodóan rendszeresen az éjszaka folyamán nézi meg küldeményeit, de szerencsére azt napi gyakorisággal megteszi!
A sikeresen bevezetett megoldás üzemeltetését külső szakemberek végzik és a magas szintű rendelkezésre állást a Zalaszám Informatikai Kft. szerverparkja biztosítja. A jogelőd hivatal anyagi erőforrások hiányában a Dokumentumtár tulajdonjogát nem, csupán a használati jogát tudta megszerezni, így a Dokumentumtár megoldás nyílttá vált. Utólag már elmondható, hogy ez a rendszer szempontjából szerencsésnek bizonyult, hiszen 2007. óta a Közép-magyarországi Regionális Államigazgatási Hivatal, míg a 2009. évtől a Zalaegerszeg és Térsége Többcélú Kistérségi Társulás és a Zala Megyei Önkormányzat Pedagógiai Intézete is használja.
A Dokumentumtár nagykorúsága, pedig 2008-tól datálható, ugyanis a „Parlagfű-mentes Magyarországért” Tárcaközi Bizottság számára az adtagyűjtő modult felhasználva az egész országot érintően történt – és történik az idén is – a belterületi ingatlanok vonatkozásában a jegyzői intézkedések adatainak összegyűjtése. Ennek megfelelően a Dokumentumtár felhasználóinak száma a közigazgatásban: 2297 vezető (jegyző, körjegyző), illetőleg beosztott köztisztviselő.